Projektne timove čine pošteni, vredni i talentovani profesionalci koji imaju najbolje namere i žele da njihov projekat uspe. Pa ipak, tim kao celina može biti disfunkcionalan. Obrasci koji se često ponavljaju uzrokuju da projektni timovi podbacuju uprkos najboljoj volji.
Neki timovi se sastoje od profesionalaca koji rade puno radno vreme na projektnom zadatku, dok ostali rade jednim delom svojih radnih sati, pokušavajući da uglave posao između svojih redovnih poslovnih obaveza.
U svakom slučaju, mnogi timovi dele zajednički skup izazova usled kojih nemaju dovoljno dobar učinak ili se raspadnu. Šta bi mogli biti uzroci?
Izazov #1: Nedostatak pravca
Većini projektnih timova nedostaje disciplina da zastanu i ulože nešto vremena u jasno artikulisanje i definisanje zajedničkog razumevanja toga šta tim pokušava da postigne.
Svaki član ima sopstvenu tačku gledišta i ponekada kolektivna perspektiva projektnog tima nije u skladu sa očekivanjima i namerama sponzora. Često je uzbuđenje na visini kada se počinje, a na postavljanje jasnog pravca se pomišlja naknadno. Tim toliko iščekuje početak da “pucaju” pre nego što se pripreme i “nanišane” pravu metu.
Budući da su izuzetno radi da počnu, ljudi koji donose rezultate osećaju da daju dodatnu vrednost ali često promaše ključne ciljeve zato što počiju previše rano.
Izazov #2: Nedostatak familijarnosti
Projektni timovi se obično sastoje od pojedinaca koji imaju veoma skromno poznavanje jedni drugih. Ovo se čak javlja u timovima sastavljenih od članova iz istog odeljenja.
Ovakav scenario se često može videti u kompanijama. Svi pretpostavljaju da pošto dolaze iz istog odeljenja, podrazumeva se da će ljudi samim tim poznavati i razumeti jedni druge.
Na žalost, to nije slučaj.
Članovi projektnog tima imaju različitu obrazovnu potkovanost (neki akademsku a neki godine praktičnog iskustva ali bez formalne obuke); nekada su iz različitih zemalja, pa čak i kontinenata; neki su u kompaniji više od pet godina a neki drugi manje od godinu dana.
Koliko god to jednostavno zvučalo, takav tim može podbaciti u uspostavljanju konekcije jer nisu razumeli radne stilove svojih kolega, individualne nade za taj projekat, preference u pogledu toga kako završavati posao i šta im je potrebno od drugih kolega.
Kao posledica, ovaj tim bi mogao imati mnogo nepotrebnih konflikata, a neki članovi bi se mogli isključiti i postati nezainteresovani jer među članovima tima “nije kliknulo”.
Izazov #3: Nedostatak otvorenog dijaloga
Prevelikom broju članova timova nedostaje veštine i hrabrosti da se konstruktivno, uz podršku i odvažno suprotstave jedni drugima.
Nemaju svi članovi tima želju da se slože sa preovladavajućim mišljenjem grupe i izbegnu preispitivanje pretpostavki i zaključaka, ali ima ih koji žele.
Oni brinu da ne budu izopšteni ili isključeni ukoliko se ne slažu ili imaju dublja pitanja o rešenjima i preporukama tima, pa zato radije ćute. Tim onda nema priliku da kapitalizuje na doprinosima, iskustvu i mudrosti pojedinih članova.
Svaki izuzetan uspeh projektnog tima bio je rezultat mnoštva konflikata, intenzivnih diskusija i temeljnih debata. Ali da biste ovo valjano izveli potrebne su odgovarajuće veštine, nešto taktičnosti i doza hrabrosti.
Kako bi se izbeglo da projektni timovi podbacuju, oni treba da nauče kako da se nose sa međusobnim razlikama i podstiču sve koji po prirodi zaziru od konflikata da se slobodno izraze. Dok projektni tim ne promisli kako da izvede na površinu, upravlja, razrađuje i prihvata oprečne ideje, tim je osuđen na podbacivanje u rezultatima.
Izazov #4: Nedostatak pravih mehanizama za održavanje odgovornosti
Projektni timovi imaju mnogo sastanaka, ali obično zaziru od kreiranja formalne strukture kako bi održali odgovornost.
Delegiranje nekog u timu da postavlja, ponekad i nezgodna, pitanja i sprovodi redovni pregled zadataka, ostvarenja i tekućih obaveza projektnog tima može biti način kako pristupiti održavanju odgovornosti u okviru tima.
Ako ne postoji neka vrsta mehanizma za održavanje odgovornosti, to može predstavljati problem i za tim i za članove ponaosob. Svakome u projektnom timu je potreban jasan skup ciljeva koji se sabiraju u kolektivni skup standarda učinka koje će projektni tim ostvarivati zajednički.
Ako nekome dodelite da pregleda individualni i kolektivni napredak tima, to često može biti nezahvalan zadatak.
Koučing vaših kolega i iskrenost kada ne odrade svoj deo posla ili ne ispune očekivanja na sastancima može biti zamoran – ali ukoliko neko to ne preuzme na sebe i uradi, garantovano je da će projektni tim omašiti.
Važno je prepoznati rane znake upozorenja da bi tim mogao odlutati sa svog pravca. Ukoliko otkrijete da je vaš tim zalutao, vaš sledeći korak je da pružite asistenciju, alate i veštine kako biste pomogli članovima da u potpunosti izbegnu četiri učestala izazova zbog kojih projektni timovi podbacuju.
